Dijital arşivleme, kuruluşların ciddiye alması gereken önemli bir iş uygulamasıdır. Veri kaybının veya karşılaşılabilecek felaketlerin önlenmesine yardımcı olurken aynı zamanda kayıtların korunmasını ve her an erişilebilir olmasını sağlar.
Dijital arşivleme; dosyaların taranması sonucu dijitale aktarılmış veya dijital oramda üretilmiş içeriği ileride kullanmak üzere koruma sürecidir. Dünya genelinde yakın zamanda yaşanan doğal afetler (sel, deprem, kasırga vb.) klasik yöntemlerle arşivlenen dosyaların dijitale neden aktarılması gerektiğini ve neden dijital arşiv kullanılması gerektiğini bütün gerçekliğiyle gözler önüne sermektedir. Dijital arşivler mevcutta bulunan değerli bilgilerin arşivlenerek korunmasını sağlarken, yeni ve önemli bilgileri korumak için de kullanılmalıdır.
Dünya genelinde, kar amacı güden veya gütmeyen kuruluşlar, dijital kayıtları belgelemek ve depolamak için bir yola ihtiyaç duyar. Örneğin, bir şirket pazarlama kampanyasını ileride başvurmak üzere veya bilgileri hukuk danışmanlarıyla paylaşmaları gerektiğinde kullanmak üzere arşivlemek isteyebilir.
Arşivleme işlemi gerçekleştirilirken, veri yönetimi; veri depolama, veri geçişi, dijital koruma ve meta veri yönetimi gibi birçok yönü içermektedir. Tüm bunlar da bilgi depolama ve sayısallaştırılmış verilerin yönetimini ifade etmektedir.
Dijital Arşivleme Neden Önemlidir?
Dijital içeriğin son 20 yılda hızla artması nedeniyle dijital verilerin yakalanması, saklanması ve daha sonra erişilmesi bir zorunluluk haline gelmiştir.
Dijital arşivleme, önemli belge ve verilerin depolanmasına ve düzenlenmesine izin verdiği için işletmeler için önemlidir. Bu; mali kayıtları, çalışan bilgilerini ve müşteri verilerini içerebilir. Tüm bu bilgilerin dijital ortamda saklanması sayesinde işletmelerin ihtiyaç duyduğunda erişmesi ve kullanması kolaydır.
Gelecekte kolayca erişilebilmesi için verilerin arşivlenmesi önemlidir. Günümüz dünyasında, verilerle ilgili pek çok risk vardır ve bunlarla ilgilenmezseniz, daha sonra sizi rahatsız etmek için geri geleceklerdir.
Arşivler, kurcalanmaya ve yok edilmeye ve ayrıca doğal afetlerden kazara yok edilmeye eğilimli oldukları için tehlikeli olabilir. Bazı veriler, bozulma nedeniyle veya kullanıcının cihazının ne kadar süredir kullanımda olduğu konusunda bilgi eksikliği nedeniyle zaman içinde kaybolur. Son olarak, veriler cihazlardan kaybolabilir veya silinebilir. Verileri geri almanın tek yolu, yine çok fazla zaman ve kaynak gerektiren yedeklemeler ve eşitlemedir. Bu nedenle, bunu nasıl yapacağınıza dair bir planınızın olması önemlidir.
Dijital Arşivleme Planınız için İlk Adım
Değerli evrak, doküman, dosya ve dijital içeriklerinizin güvenli bir şekilde arşivlenmesi için bir plan oluşturmak için ilk adımınızı gelin birlikte planlayalım. Audis Arşiv Uygulamaları ve Dijital Arşiv İşleme Sistemleri ile iletişime geçerek değerli verilerinizi güven içinde saklayın.